Поля — настраиваемый для каждого бизнес-процесса способ отображения исходных, промежуточных и/или итоговых данных, необходимых для работы с ним. Они нужны, чтобы наиболее актуальная информация на экране исполнения бизнес-процесса была выведена в отдельное представление для оперативного использования.

Во вкладке «Настройка полей» архитектор может добавить необходимые поля, которые будут отображаться на отдельной карточке при исполнении экземпляра бизнес-процесса (ЭП).

Для того, чтобы сделать это, пользователь должен перейти во вкладку «Настройка полей» и нажать на оранжевый плюс. Это сформирует новую строку в таблице полей.

После чего в строке появится кнопка, предлагающая добавить новое поле.

При нажатии на оранжевый плюс в этой строке справа появится модальное окно, где можно будет задать имя поля, выбрать его тип и условия заполнения.

Можно выбрать один из 7 типов:

• строка;
• число;
• список;
• флаг;
• ссылка;
• дата;
• файл.

Чтобы записать настройки поля, надо нажать на оранжевую кнопку «Сохранить» в левом нижнем углу модального окна.

После сохранения в таблице во вкладке «Настройка полей» появится строка с добавленным полем. Здесь можно увидеть название нового поля, его тип и значение. Также можно будет указать, обязательно ли оно для заполнения при запуске экземпляра бизнес-процесса, и добавить значение по умолчанию, которое будет присваиваться автоматически при создании ЭП.

Уже добавленное поле можно отредактировать, либо удалить. При этом изменить можно будет только его значение и обязательность для заполнения. Изменить название и тип у сохранённого поля уже нельзя.

Тип поля «Строка» — это обычное текстовое поле. Для него можно задать ограничение по количеству вводимых символов или разрешить вводить любой объём текста.

Тип поля «Число» — это поле, которое позволяет вводить числа и устанавливать для них ограничения: больше, меньше, не меньше или не больше.

Если для этого поля определены ограничения, то нельзя будет ввести значение, не удовлетворяющее заданным условиям — соответствующее окошко подсветится красной рамкой.

Добавить новый элемент списка можно по нажатию на оранжевый плюс, расположенный справа в строке «Значения списка». Уже добавленные элементы будут видны на голубых плашках под этой строкой. Также можно задать количество возможных ответов.

Тип поля «Флаг» — это поле, которое позволяет выбирать один вариант из предложенных пар: да и нет; 1 и 0; Есть и Нет. Также можно задать собственную пару значений.

Тип поля «Ссылка» — это поле, которое позволяет добавлять любые ссылки. Здесь не задаются никакие ограничения. BP распознает эту информацию именно как активную ссылку, по которой можно будет сразу перейти.

Тип поля «Дата» — это поле, которое позволяет вводить данные в формате даты. У этого поля также нет никаких ограничений.

Тип поля «Файл» — это поле, которое позволяет прикрепить к экземпляру процесса файл. Здесь же можно задать возможные форматы файлов: *.pdf, *.doc, *.docx, *.jpeg, *.png, *.xlsx, *.xls. Формат указывать обязательно. Прикрепить в можно будет только те форматы, которые будут определены при настройке поля.

Поле «Файл» отличается от вкладки «Документы» на экране исполнения бизнес-процесса тем, что вкладка носит сквозной характер для всего экземпляра и доступна для редактирования и просмотра всем участникам и ответственным. В поле и в переменной же можно задать ограничения по формату данных, по видимости для разных ролей участников бизнес-процесса.

Пользовательские поля позволяют выделить ключевую информацию по экземпляру бизнес-процесса и получать к ней оперативный доступ.

Вкладка «Документы» — это системная настройка, на существование которой отдельный пользователь повлиять не может. Поле или переменная с типом «Файл» можно добавить в бизнес-процесс, а можно этого не делать.

Если в процессе будет задействовано много документов, в том числе промежуточных, прикреплённых во вкладке «Документы», то сориентироваться в них и оперативно найти нужный файл будет достаточно сложно. Если для значимых документов, например, для итогового варианта договора, завести отдельное поле, работать с ними будет намного проще.

Отображение полей на экране исполнения
На экране исполнения поля размещаются в правой верхней части экрана экземпляра бизнес-процесса.

При переходе по кнопке «Посмотреть всё» раздел с полями и переменными разворачивается в отдельный блок в правой части экрана. Если при настройке бизнес-процесса полям были заданы значения по умолчанию, то они сразу будут отображаться.

Поля редактируются на любом этапе выполнения экземпляра бизнес-процесса. Даже в завершённых экземплярах их можно изменять. Это могут делать как ответственные, так и участники, назначенные при создании экземпляра.

Для того, чтобы отредактировать поле, нужно нажать на карандаш. В строке появится возможность редактирования, а изменения надо будет сохранить, нажав оранжевую дискету — кнопку сохранения.

Формат строки при редактировании будет зависеть от типа поля. Например, в поле с типом «Флаг» можно будет только выбрать одно из заданных значений. А в поле с типом «Строка» — напечатать новые данные.

Переменные — это сущности бизнес-процесса, для которых можно задать ограниченный круг ответственных. Действие переменной может распространяться как на весь бизнес-процесс, так и на его отдельные этапы. Для шлюзов переменная может выступать условием начала работы.
Переменные задаются во вкладке «Настройка переменных» в настройках бизнес-процесса. Добавление переменной работает по таким же общим правилам, как и настройка полей, за исключением некоторых особенностей.
В BP можно задать 7 типов переменных:

• строка;
• число;
• список;
• флаг;
• ссылка;
• дата;
• файл.

Нажатием на оранжевый плюс во вкладке «Настройка переменных» в таблице с переменными формируется новая строка.