Поля — настраиваемый для каждого бизнес-процесса способ отображения исходных, промежуточных и/или итоговых данных, необходимых для работы с ним. Они нужны, чтобы наиболее актуальная информация на экране исполнения бизнес-процесса была выведена в отдельное представление для оперативного использования.

Во вкладке «Настройка полей» архитектор может добавить необходимые поля, которые будут отображаться на отдельной карточке при исполнении экземпляра бизнес-процесса (ЭП).

Для того, чтобы сделать это, пользователь должен перейти во вкладку «Настройка полей» и нажать на оранжевый плюс. Это сформирует новую строку в таблице полей.

После чего в строке появится кнопка, предлагающая добавить новое поле.

При нажатии на оранжевый плюс в этой строке справа появится модальное окно, где можно будет задать имя поля, выбрать его тип и условия заполнения.

Можно выбрать один из 7 типов:

• строка;
• число;
• список;
• флаг;
• ссылка;
• дата;
• файл.

Чтобы записать настройки поля, надо нажать на оранжевую кнопку «Сохранить» в левом нижнем углу модального окна.

После сохранения в таблице во вкладке «Настройка полей» появится строка с добавленным полем. Здесь можно увидеть название нового поля, его тип и значение. Также можно будет указать, обязательно ли оно для заполнения при запуске экземпляра бизнес-процесса, и добавить значение по умолчанию, которое будет присваиваться автоматически при создании ЭП.

Уже добавленное поле можно отредактировать, либо удалить. При этом изменить можно будет только его значение и обязательность для заполнения. Изменить название и тип у сохранённого поля уже нельзя.

Тип поля «Строка» — это обычное текстовое поле. Для него можно задать ограничение по количеству вводимых символов или разрешить вводить любой объём текста.

Тип поля «Число» — это поле, которое позволяет вводить числа и устанавливать для них ограничения: больше, меньше, не меньше или не больше.

Если для этого поля определены ограничения, то нельзя будет ввести значение, не удовлетворяющее заданным условиям — соответствующее окошко подсветится красной рамкой.

Добавить новый элемент списка можно по нажатию на оранжевый плюс, расположенный справа в строке «Значения списка». Уже добавленные элементы будут видны на голубых плашках под этой строкой. Также можно задать количество возможных ответов.

Тип поля «Флаг» — это поле, которое позволяет выбирать один вариант из предложенных пар: да и нет; 1 и 0; Есть и Нет. Также можно задать собственную пару значений.

Тип поля «Ссылка» — это поле, которое позволяет добавлять любые ссылки. Здесь не задаются никакие ограничения. BP распознает эту информацию именно как активную ссылку, по которой можно будет сразу перейти.

Тип поля «Дата» — это поле, которое позволяет вводить данные в формате даты. У этого поля также нет никаких ограничений.

Тип поля «Файл» — это поле, которое позволяет прикрепить к экземпляру процесса файл. Здесь же можно задать возможные форматы файлов: *.pdf, *.doc, *.docx, *.jpeg, *.png, *.xlsx, *.xls. Формат указывать обязательно. Прикрепить в можно будет только те форматы, которые будут определены при настройке поля.

Поле «Файл» отличается от вкладки «Документы» на экране исполнения бизнес-процесса тем, что вкладка носит сквозной характер для всего экземпляра и доступна для редактирования и просмотра всем участникам и ответственным. В поле и в переменной же можно задать ограничения по формату данных, по видимости для разных ролей участников бизнес-процесса.

Пользовательские поля позволяют выделить ключевую информацию по экземпляру бизнес-процесса и получать к ней оперативный доступ.

Вкладка «Документы» — это системная настройка, на существование которой отдельный пользователь повлиять не может. Поле или переменная с типом «Файл» можно добавить в бизнес-процесс, а можно этого не делать.

Если в процессе будет задействовано много документов, в том числе промежуточных, прикреплённых во вкладке «Документы», то сориентироваться в них и оперативно найти нужный файл будет достаточно сложно. Если для значимых документов, например, для итогового варианта договора, завести отдельное поле, работать с ними будет намного проще.

На экране исполнения поля размещаются в правой верхней части экрана экземпляра бизнес-процесса.

При переходе по кнопке «Посмотреть всё» раздел с полями и переменными разворачивается в отдельный блок в правой части экрана. Если при настройке бизнес-процесса полям были заданы значения по умолчанию, то они сразу будут отображаться.

Поля редактируются на любом этапе выполнения экземпляра бизнес-процесса. Даже в завершённых экземплярах их можно изменять. Это могут делать как ответственные, так и участники, назначенные при создании экземпляра.

Для того, чтобы отредактировать поле, нужно нажать на карандаш. В строке появится возможность редактирования, а изменения надо будет сохранить, нажав оранжевую дискету — кнопку сохранения.

Формат строки при редактировании будет зависеть от типа поля. Например, в поле с типом «Флаг» можно будет только выбрать одно из заданных значений. А в поле с типом «Строка» — напечатать новые данные.

Переменные — это сущности бизнес-процесса, для которых можно задать ограниченный круг ответственных. Действие переменной может распространяться как на весь бизнес-процесс, так и на его отдельные этапы. Для шлюзов переменная может выступать условием начала работы.
Переменные задаются во вкладке «Настройка переменных» в настройках бизнес-процесса. Добавление переменной работает по таким же общим правилам, как и настройка полей, за исключением некоторых особенностей.
В BP можно задать 7 типов переменных:

• строка;
• число;
• список;
• флаг;
• ссылка;
• дата;
• файл.

Нажатием на оранжевый плюс во вкладке «Настройка переменных» в таблице с переменными формируется новая строка.

После этого по команде «Добавить новую переменную» — оранжевый плюс в выпадающем окне — вызывается модальное окно, где доступна дальнейшая настройка переменной.

В отличие от полей, которые ответственный или участник может заполнять на любом этапе выполнения экземпляра бизнес-процесса, переменные может заполнить только ответственный этапа, в котором данная переменная открыта для редактирования или уточнения.

После того, как переменная появилась в таблице во вкладке «Настройка переменных», необходимо назначить этапы бизнес-процесса, в которых она будет работать. Также её можно будет редактировать или удалить.

Для того, чтобы добавить этап или этапы, в которых переменная будет активна, нужно выбрать пункт «Добавить этап» в меню, доступном по трём точкам в правой части строки.

Далее в выпадающем меню нужно будет выбрать конкретный этап или добавить его с полотна процесса, нажав на оранжевый плюс справа.

На полотне бизнес-процесса выбранный этап будет подсвечен красной тенью.

После определения этапа действие нужно сохранить, нажав кнопку оранжевую «Выбрать» в правом нижнем углу экрана. Слева от неё BP отразит название выбранного этапа. Чтобы вернуться в настройки переменных без сохранения, нужно нажать на белую кнопку «Отменить», которая находится рядом с кнопкой выбора.

Также нужно задать действие, которое нужно будет выполнить с переменной на выбранном этапе:

• редактирование — на выбранном этапе переменную обязательно надо изменить;
• уточнение — ответственный этапа может это поле изменить, а может оставить в исходном виде;
• просмотр — с содержимым поля можно только ознакомиться, вносить изменения нельзя.

Если для переменной в каком-то этапе выбрано редактирование, то система обязательно попросит заполнить поле «Описание условия». Внесённые изменения нужно сохранить нажатием оранжевой кнопки в правом нижнем углу экрана.

Если работать с одной и той же переменной ответственные должны на нескольких этапах, то информация об этом будет отображена в таблице: в свёрнутом варианте будет видно только количество этапов.

Если открыть меню по стрелке справа от названия переменной, раскроется подробная информация о том, на каком этапе и какие операции с этой переменной нужно будет выполнить.

По трём точкам справа в конце строки этапа переменную можно будет отредактировать или удалить.

Переменные на экране исполнения экземпляра бизнес-процесса отображаются вместе с полями в отдельном представлении в правом верхнем углу.

В отличие от полей, которые можно редактировать в любой момент, действия с переменными доступны только на тех этапах и для тех пользователей, которые указаны в настройках бизнес-процесса.

Например, переменная «Ссылка на список доработок» запускается только на этапах «Готово к демо разработки» и «Доработки для аналитики». До перехода экземпляра процесса на этот этап пользователь не сможет её редактировать и даже видеть во вкладках.

Когда реализация экземпляра процесса дойдёт до того этапа, для которого назначена переменная, пользователь, ответственный за этап, сможет её увидеть и совершать запланированные действия.

Кроме того, что она появится во вкладке «Переменные», её также можно будет увидеть во вкладке «Этап».

Если действие в переменной обязательное, то сменить этап можно только после того, как оно будет выполнено.

Данные, внесённые в поля переменных, появятся в карточке «Поля и переменные», а этап можно будет сменить на следующий.

Эту же информацию можно будет увидеть не только во вкладке «Этап» и в карточке полей и переменных, но и во вкладке «Переменные». Здесь её также можно отредактировать, нажав на 3 точки справа.

Если на других этапах переменная открыта на уточнение, то введённые данные можно изменить и после той стадии, где переменную можно было редактировать.

Когда бизнес-процесс переходит на этап, где с переменной можно только ознакомиться, внести изменения в сохранённые данные уже не получится.

Для того, чтобы удалить поле или переменную из бизнес-процесса, нужно в меню «Настройка переменных» выбрать пункт «Удалить» в меню, доступном по трём точкам справа в строке переменной.

Если переменную или поле можно убрать, то в верхней части экрана появится зелёное уведомление об успешном удалении.

Удалять поля и переменные из бизнес-процесса можно до того момента, пока по нему не запущен экземпляр.

При попытке удалить поле или переменную, используемые в экземпляре бизнес-процесса, система выдаст сообщение об ошибке: «Данное поле бизнес-процесса используется в полях сделки»

Если удалить экземпляр процесса, который использует конкретные поля и переменные, то их тоже можно будет удалить из бизнес-процесса.

Если в бизнес-процесс добавить новое поле, то в запущенных ранее экземплярах его не будет. Оно появится только в тех ЭП, которые будут запускаться после его создания.

В приведённых ниже примерах разные экземпляры одного бизнес-процесса созданы в разное время. Количество полей и переменных выросло с 3 до 13.