Для того, чтобы настроить финансовый бизнес-процесс, надо нажать на оранжевую кнопку с плюсом справа от заголовка «Бизнес-процессы».

BusinessPad сформирует новый финансовый бизнес-процесс и присвоит ему номер, который позднее можно будет заменить на название. При этом номер, присвоенный BusinessPad, у процесса останется. Сверху появится зелёное предупреждение о том, что бизнес-процесс успешно создан.

Далее финансовый процесс можно настроить как стандартный бизнес-процесс: присвоить ему название, задать зоны ответственности и длительность, назначить ответственных и исполнителей, разбить его на секции.

В финансовом бизнес-процессе пользователь настраивает этапы, на которых будут заполняться разные параметры финансовой операции.

При этом параметры финансовой операции передаются в виде переменных, которые ведут себя так же, как и переменные в стандартном бизнес-процессе. Их можно передать на редактирование, уточнение и просмотр.

В финансовом бизнес-процессе обязательно настраиваются ответственные. Их можно назначить для всей зоны ответственности.

Для каждого отдельного этапа можно назначить собственных ответственных.

Первое отличие финансового процесса от стандартного в том, что финансовый процесс содержит 24 переменные, которые автоматически создаются вместе с ним. Эти переменные включают дополнительную логику, применяемую ко всем финансовым операциям компании.

Всего можно настроить:

• валюту операции — в какой валюте или валютах будет считаться финансовая операция;
• контрагента (для экспорта) — данные о партнёре для выгрузки в внешние системы;
• контрагента — информация о партнёре, который участвует в операции;
• шаблон — предустановленный набор данных для быстрого создания операции;
• с налогом или без — указывает, включён ли налог в сумму операции;
• тип расчёта налога — процент или фиксированная сумма;
• тип налога — вид налога, применяемый к операции (НДС, акциз и др.). Забирается из справочника;
• товар — наименование или код товара, связанного с операцией. Забирается из справочника;
• цену за единицу — стоимость одной единицы товара или услуги;
• количество товара — объём поставляемого или оплачиваемого товара;
• единицы измерения — показывает, в чём считается товар (шт., м, л, т., и т. д.);
• сумму — общая стоимость операции;
• формулу — расчётное выражение для автоматического вычисления суммы;
• является ли ФО вычисляемой — определяет, рассчитывается ли сумма автоматически;
• является ли ФО товарной — указывает, связана ли операция с товаром;
• основание ФО — документ или событие, на основании которого проводится платёж;
• категорию основания — тип основания (договор, счёт, акт и др.);
• статью ФО — финансовая статья, к которой относится операция;
• фактическую дату — дата, когда операция реально произошла;
• заявленную дату — дата, указанная в документах или заявках;
• плановую дату — дата, на которую запланировано проведение операции;
• финансовый канал — источник или способ проведения платежа;
• описание — дополнительная информация по операции;
• название — краткое наименование операции.

Основание финансовой операции и категория основания — это парные переменные. Их обязательно надо добавить в один степ. Они соберутся в пару и будут работать вместе, дополняя друг друга.
При исполнении финоперации значения этих переменных будут задаваться в зависимости друг от друга.

Всего в BusinessPad четыре категории основания, которые можно выбрать в выпадающем списке:

• задача;
• экземпляр процесса;
• под мою ответственность;
• документ.

По умолчанию в качестве категории основания совершения платежа присваивается «Экземпляр процесса».

В зависимости от значения, выбранного в качестве категории основания финансовой операции, в выпадающем списке будут появляться конкретные значения оснований:

• для категории «Задача» — варианты задач, которые заведены в BusinessPad (совещание, звонок, закупка и т. д.);

Среди предустановленных переменных архитектор может выбрать именно те, которые будут определять логику финансовых операций компании и назначить этапы, в которых они будут работать.

Если переменная не будет использоваться в финансовом процессе, то её не будут заполнять.

Для того, чтобы назначить переменную для какого-либо этапа, нужно нажать на три точки напротив неё в правой части экрана и определить для неё условия запуска.

Также при настройках переменной можно задать действие, которое будет с ней производится на выбранном этапе:

• ввод;
• редактирование;
• уточнение;
• просмотр.

Кроме того, можно ввести необязательное описание для выбранного действия.

Необходимо добавить все переменные группы «Сумма»: тип вводимой суммы, является ли вычисляемой или является товарной.

Обязательно надо проконтролировать, что все остальные переменные группы «Сумма» вошли в создаваемый степ:

• товар;
• цена за единицу;
• количество товара;
• единица измерения;
• формула.

Налоговая группа переменных включает в себя:

• налог;
• тип налога;
• тип расчёта налога.

Для того, чтобы правильно рассчитать налог, нужно проследить, чтобы все три налоговые переменные попали в один степ, который определяет сумму. 

Переменная типа «Документ» настраивается под конкретные нужды компании.
Под строкой выбора документа есть подсказка о том, в каком формате он должен быть.

В выпадающем меню можно прикрепить документ, уже участвующий в экземпляре процесса, либо добавить свой собственный, нажав на оранжевый плюс.

Прикреплённый документ можно просмотреть или удалить, нажав на три точки в правом верхнем углу его карточки.

Соответственно, все добавленные в финоперациях документы автоматически появляются в документах экземпляра процесса.

Для документов, уникальных на уровне конкретного платежа, есть отдельная вкладка «Дополнительные». В этой вкладке может работать исполнитель. Права архитектора пользователю здесь не нужны.

Для того, чтобы добавить в этой вкладке документ, надо нажать на оранжевый плюс справа от подзаголовка «Документы».

Далее появятся поля для названия документа и для того, чтобы выбрать нужный файл.

Сохранить прикреплённый документ можно, нажав на зелёную галочку справа от его названия.

Второе отличие финансового процесса — вместо обычного описания этапа используется действие, которое автоматически наследуется в кнопку. Исполнитель увидит эту кнопку при переходе на следующий этап. Нажатие на неё и будет означать смену этапа.

Благодаря такому количеству настроек создание финансового процесса становится абсолютно гибким: можно задать любое количество зон ответственности, участников этапов и переменных. Заполнять их тоже можно в том порядке, который задаст архитектор в зависимости от потребностей компании.

Третье отличие финансового процесса — это системное поле «Статус финансовой операции». Он будет автоматически присваиваться финансовой операции при переходе на этап.
Статусы показывают путь финансовой операции от создания черновика до исполнения.

Каждому статусу присвоен собственный цвет, что упрощает восприятие информации при исполнении процесса.

При исполнении финансовой операции статус выглядит как два тега разного цвета, которые показывают, в каком статусе она находится и с какого перешла.

Если в финансовых процессах компании предусмотрены статусы, которых нет в предложенных в BusinessPad, архитектор может создать собственные и назначить для них цветовое выделение.

Для этого в настройках этапа нужно выбрать «Статус ФО» и нажать на оранжевую кнопку «Добавить».

После чего в отдельном окне можно создать пользовательский статус, задав ему:

1. название;
2. цвет;
3. вес (от 1 до 7);
4. порядок.

Вес финансовой операции — это числовое обозначение от 1 до 7, которое показывает важность статуса операции. Чем оно больше, тем важнее статус. Например, статус «Черновик» со значением 1 будет оцениваться ниже, чем статус «Плановая» с весом 3.

Весом можно задавать порядок финансовых операций, чтобы система знала, на какой этап можно переместить операцию в процессе исполнения.

Четвёртое отличие финансового процесса — настройка степпера финансовой операции.

У финансовой операции может быть много системных переменных. Кроме того, архитектор может добавить свои — те, что нужны именно в вашем бизнес-процессе. Чтобы переменные заполнялись в нужном порядке и с ними было удобно работать, можно использовать степпер. Он объясняет системе, в какой последовательности пользователь должен исполнять переменные.

Для этого откройте настройки этапа и выберите пункт «Степпер», а затем нажмите кнопку «Настроить степпер».

В открывшемся модальном окне можно настроить количество степов и распределить по ним все переменные этапа. Добавить новый степ можно, нажав на оранжевый плюс рядом с заголовком «Настроено степов».

При создании нового степа надо задать его название и переменные, которые будут в него входить. Выбрать можно только те переменные, которые назначены для данного этапа.

По меню в трёх точках справа от названия степа его можно отредактировать или удалить.

При исполнении финансовой операции степпер располагается в левом нижнем углу экрана и отображает, на каком степе находится операция и какой степ будет для неё следующим. Между этапами степпера расположен прогресс-бар. Он показывает, насколько заполнена карточка: чем больше данных внесено, тем выше уровень прогресса.

В каждом этапе обязательно надо настроить действия, статус и степпер.

Статус «Плановая» — это основной статус операции в финансовом процессе. От него зависят различные логики исполнения финансовых операций. В том числе — логика отчётности и возврат операции на предыдущие этапы согласования. После перехода в статус «Плановая» финансовая операция появляется во многих отчётах.

Статус означает, что финансовая операция считается запланированной. Он присваивается в тот момент, когда операция переходит в категорию будущих платежей и включается в финансовое планирование компании. Оплата ещё не произошла, но она уже запланирована и зафиксирована в системе, чтобы её можно было учесть в бюджете, графике платежей или финансовом прогнозе.

При исполнении ФО и в отчётах статус «Плановая» будет отображаться в колонке «Статус» в перечне всех финансовых операций по сделке.

Также этот статус будет отображаться при просмотре финоперации в отдельном окне.

Важно присвоить только один статус «Плановая». Если бизнес-процесс-компании предусматривает какое-то другое видение плановых операций, то им лучше присвоить разные порядковые номера и разный вес. Например, «Плановая-1», «Плановая-2» и т. д.

Если установить два статуса «Плановая», то система может запутаться, куда будет возвращаться финансовая операция при необходимости корректировки или досогласования.
BusinessPad поддерживает управление и контроль за изменением запланированных финансовых операций. Поэтому при изменении важных параметров (суммы, валюты, контрагента и пр.) ФО автоматически возвращается на дополнительное согласование.

Если в финансовом процессе не присвоить ни одного статуса «Плановая», то система не даст его опубликовать и выдаст сообщение об ошибке.

Минимальные требования к финансовой операции:

• дата план;
• дата факт;
• сумма;
• является ли товарной или вычисляемой;
• налог;
• валюта (если операция должна отображаться в разных валютах).

Чтобы даты корректно отображались в отчётах, их можно передать переменными и сделать их заполнение обязательным условием перехода ФО на следующий этап.
Один из этапов обязательно должен переводить финансовую операцию в статус плановой.