При моделировании бизнес-процессов BP использует нотацию BPMN (Business Process Model and Notation). Это метод описания бизнес-процессов, который рассчитан на использование как людьми, так и программными продуктами. При помощи символов и правил этой нотации пользователь может визуализировать бизнес-процесс в виде схемы, которая будет использована для создания и выполнения конкретных экземпляров.

Окно вкладки «Полотно процесса» разделено на три части:

1. палитру;
2. полотно процесса;
3. окно настроек этапа.

На палитре расположены блоки, из которых можно сконструировать бизнес-процесс:

• процессы (основной) — предназначен для обозначения однозначных этапов, не предполагающих вариативности;
• шлюзы (исключающий, неисключающий, параллельный) — предназначены для обозначения сложных этапов, где предполагается выбор из нескольких вариантов, либо одновременный запуск параллельных процессов. Внутри шлюза могут быть другие этапы;
• связи — предназначены для обозначения связей и переходов между элементами бизнес-процесса.

На полотне пользователь может сконструировать свой собственный бизнес-процесс, либо отредактировать предложенный из шаблона.

Перемещаться по полотну можно при помощи курсора. Блоки создаваемого бизнес-процесса можно перемещать и выстраивать в зависимости от необходимой логики.

Инструмент «Лупа» позволяет увеличивать или уменьшать масштаб изображения. Сделать это можно, прокручивая колёсико мышки, либо нажав на кнопки «+» и «-» в левом нижнем углу полотна процесса.

Все элементы на полотне процесса можно расположить в разных зонах ответственности.

Зона ответственности — раздел, ограниченный горизонтальными линиями на полотне бизнес-процесса, который определяет полномочия участника, группы участников или подразделения, выполняющих бизнес-процесс.

Их количество, задаваемое в рамках одного бизнес-процесса, не ограничено. По умолчанию при создании нового процесса одна зона ответственности и два этапа внутри неё уже созданы.

Чтобы настроить зону ответственности, надо кликнуть в левую часть поля с названием процесса, в правой части окна появятся её настройки. Также можно вызвать окно редактирования через меню в трёх точках в правом верхнем углу зоны ответственности. Через это же меню можно удалить зону ответственности.

В настройках зоны ответственности можно задать:

1. название;
2. роли;
3. конкретных участников.

При добавлении ролей пользователю стоит учитывать, что для зон ответственности можно выбрать только те бизнес-роли, которые он назначил на вкладке «Настройки бизнес-процесса».

Сохранить изменения можно, нажав на клавишу Enter.

Для того, чтобы добавить новую зону ответственности, надо нажать на плюс в левом нижнем углу уже имеющейся.

После этого на полотне процесса появится новая зона ответственности, которую можно будет настраивать в соответствии с задачами бизнес-процесса. Менять зоны ответственности местами на полотне процесса можно при помощи стрелок «вверх» и «вниз», которые появляются при наведении курсора на пространство между зонами.

Также области зон ответственности можно увеличивать и уменьшать, захватив курсором верхнюю или нижнюю границу.

Для того, чтобы добавить новый этап в бизнес-процесс, нужно с палитры действий перенести его на полотно процесса.

Для настройки этапа его нужно выделить курсором, после чего он будет отмечен оранжевой подсветкой, а справа появится окно настройки.

В настройках этапу можно задать:

1. название;
2. описание;
3. ответственных;
4. длительность;
5. задачи;
6. переменные;
7. дополнительные элементы — шаблоны финансовых операций;
8. секции.

После того, как пользователь в настройках задаст название и описание этапа, на карточке на полотне процесса появятся соответствующие изменения. 

На полотне отобразятся только название и описание этапа, остальные настройки будут доступны в правой части экрана.

Этап унаследует всех ответственных, указанных при настройках зоны ответственности. Количество ответственных в рамках этапа можно сократить. Увеличить их количество ответственных или назначить новые роли, не указанные в настройках зоны ответственности, пользователь не сможет.

Если при редактировании этапа назначить ответственных, не заданных в этой зоне ответственности, то появится новая зона, куда переместится отредактированный этап.

Через три точки в правом верхнем углу карточки этапа его можно:

• отредактировать: изменить название, описание, ответственных, длительность и т. п.;
• удалить: система обязательно спросит подтверждение на выполнение этого действия;
• открепить: будет возможно перенести этап в другую зону ответственности.

Секции предназначены для упрощения работы в режиме канбана в процессах с большим количеством этапов. Секции позволяют разбить этапы на группы, распределив по сферам деятельности, отделам или по любому другому принципу, выбранному пользователем.

Без настроенных секций канбан процесса с большим количеством этапов выглядит очень нагружено.

При переключении в режим секций этапы отображаются по группам, заданным пользователем. Это существенно облегчает работу в процессе с большим количеством этапов. Кроме того, в процессе, который выполняют несколько отделов, могут быть интересны разные этапы процесса. Например, те, в которых задействован конкретный отдел. Тогда в процессе, разбитом на секции-отделы пользователю проще будет найти актуальные для себя этапы.

В правом модальном окне настройки этапа можно задать количество секций и их названия.

В открывшемся окне настроек можно будет задать количество секций, их название и распределить этапы по секциям.

При распределении этапов те, которые не будут отнесены ни к какой секции, будут отображаться в правой части окна в разделе «Нераспределённые этапы».

Внесённые изменения надо будет подтвердить нажатием кнопки «Сохранить» в правом нижнем углу.

При распределении этапов те, которые не будут отнесены ни к какой секции, будут отображаться в правой части окна в разделе «Нераспределённые этапы».

Внесённые изменения надо будет подтвердить нажатием кнопки «Сохранить» в правом нижнем углу.

Для того, чтобы распределить этапы по секциям, нужно на полотне процесса указать, к какой секции будет принадлежать конкретный этап.

Связь между этапами — это возможность перейти с одного этапа на другой в рамках экрана исполнения процесса. Она обозначается стрелками и может быть односторонней или двусторонней. Односторонняя стрелка обозначает, что возврат на предыдущий этап невозможен. Двусторонняя говорит о том, что между этапами можно переходить как в одну, так и в другую сторону.

Этапы между собой могут быть связаны как в рамках одной зоны ответственности, так и между зонами.

Чтобы настроить связь между этапами, нужно нажать курсором на начальный — появятся 4 точки входа-выхода, от них можно будет провести стрелку к этапу-цели. Для системы нет большого значения, от какой именно точки этапа будет проходить стрелка связи, поэтому пользователь может выбрать наиболее удобный для себя вариант. Местом соединения на следующем этапе также будет одна из четырёх точек входа-выхода.

Связь между этапами внутри одной зоны ответственности обозначается сплошной стрелкой.

Связь между этапами, которые находятся в разных зонах ответственности, обозначается зелёной прерывистой стрелкой.

Если бизнес-процесс предусматривает, что с одного этапа можно вернуться на другой, это также можно отразить на схеме. Для этого между этапами устанавливается обратная связь — стрелку от того этапа, с которого возможен возврат, нужно протянуть к этапу назначения Стрелка станет двухсторонней. Это означает, что в экране исполнения будут доступны прямой и обратный переходы между связанными этапами.

Для того, чтобы удалить связь между этапами, нужно навести на неё курсор и нажать на появившийся в середине стрелки крестик. Действие аналогичное как для удаления связей между отделами, так и для удаления стрелок внутри одной зоны ответственности.

Если связи между этапами бизнес-процесса не настроены, то BP будет выдавать сообщение об этой ошибке.